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Wie kann ich meine Zeit effektiv einteilen? 5 einfache, umsetzbare Tricks für Dein Zeitmanagement als Selbstständige

Effektives Zeitmanagement als selbständige Mutter – leichter gesagt als getan? Folgende Szenarien kommen dir bestimmt bekannt vor: Die Kinder sind krank und du kannst die Projekte nicht rechtzeitig fertigstellen. Terminplanung als Mutter – irgendwas ist immer. Fehlende Balance zwischen Familie und Beruf. Alle zuhause im Lockdown, wo bleibt der Raum für Kreativität und klare Gedanken? Die Liste lässt sich ewig weiterführen. Denn auch wenn wir noch so diszipliniert sind, als Mutter kommt oft das „Familien“-Leben dazwischen. Wunderschön und selten planbar, vor allem in der Pandemie. Die gute Nachricht: Du bist Mutter und kannst alles schaffen, was Du erreichen möchtest! Diese fünf Tricks helfen dir, deine Zeitplanung und Arbeitsabläufe auf dein Familienleben abzustimmen.


1. Zeitplanung

Kurz vorab, die Zeitplanung ist sehr individuell und es gibt kein allumfassendes Rezept für den perfekten Arbeitsalltag. Was wir Mütter wie schaffen, hängt viel von unserer derzeitigen Lebenssituation ab. Ein Tag mit Baby oder Kleinkind ist anders planbar, als einer mit großen Kindern. Die Prioritäten sind enorm unterschiedlich. 

Eine Umfrage unter selbstständigen Müttern auf Instagram lautete: „Was ist die größter Herausforderung / Schwierigkeit als Mama und gleichzeitig Freiberuflerin oder Unternehmerin?“ Bei den Antworten kam als Hauptpunkt die fehlende Zeit heraus. 

„Zu wenig Zeit für alles.“

„Immer pünktlich die Kinder abzuholen.“

„Abrechnung nach Stunden und dann kaum Zeit neben dem Arbeiten für anderes wie Familie und Sport“

„Mit wenig Stunden genug Geld verdienen“

„Wie kann ich mich fokussieren?“

Aber es gibt einen kleinen Trick, der dir dabei hilft, in deiner persönlichen Lebenssituation deine Zeit besser einzuplanen. Wenn du deine verfügbare Zeit erfasst, fällt dir die Zeiteinteilung leichter und du kannst Aufgaben besser planen und Ziele erreichen. Mit dieser einfachen Zeitmanagement-Methode kannst du herauszufinden, wieviel Zeit dir überhaupt zur Verfügung steht. Und: wie du sie effektiv für dein Business einteilen und Ziele erreichen kannst. Toll daran ist, dass du auch siehst, wo du womöglich Zeit „verplemperst“, die du gut nutzen könntest, um wichtige Aufgaben zu erledigen.

Trick zur Zeiteinteilung: Notiere Deinen Tagesablauf als berufstätige Mutter

Los geht’s! Schreibe Dir einen Tag lang deinen Tagesablauf auf – von morgens bis abends. Lasse dabei nichts aus! Rein gar nichts. Am besten packst du dir Stift und Zettel in die Hosentasche und schreibst den ganzen Tag mit, was du zu welcher Zeit machst. Dazu gehören die 5 Minuten in der Früh zum Handy checken, 10 Minuten Wohnung saugen, 3 Minuten Badezimmer putzen, die 20 Minuten für den Einkauf, das Verabschieden der Kinder auf der Straße und so weiter. 

Jetzt nimmst du dir deine fertige Liste und unterteilst deinen Tagesablauf in Bereiche, wie zum Beispiel Familie, Haushalt, Sport, Essen, Pause. Wichtig ist hierbei: Schreibe dir genauso ehrlich auf, wieviel Zeit du mit Ablenkungen verbringst. Dazu gehören Dinge wie Social Media, eine SMS an die beste Freundin schreiben, Serien schauen und im Internet surfen.

Bist du mit der Liste fertig, hast du schwarz auf weiß vor dir, wofür du wann wieviel Zeit brauchst. Du hast DEINE Zeiten auf einen Blick und kannst dir realistisch die Arbeitszeiten einteilen. Tipp: Überlege, ob du manche Zeit-Slots zusammenlegen oder sinnvoller nutzen kannst.

Tool-Tipp für die bessere Zeitplanung und Zeiterfassung: Clockodo

Für die bessere Zeitplanung empfehle ich dir die App Clockodo zur Zeiterfassung. Die Zeiterfassung-App synchronisiert sich mit deinem Computer und eignet sich perfekt für den Überblick und zum Selbstmanagement. Top daran ist, dass du in der App all Deine Kunden und Projekte erfassen kannst, mit Budgets, Stundensätzen und mehr. Arbeitest du gleichzeitig an mehreren Projekten, kannst du in Echtzeit hin- und herswitchen. Das funktioniert mittels einer Stoppuhr ganz easy vom Handy aus oder auch vom Desktop. Am Ende eines Projekts kannst du einen Report rauslassen und der Kunde sieht transparent, wann du wie lange woran gearbeitet hast.

Damit klärt sich schnell die Sorge vieler Mütter, dass die Kunden ihnen nicht soviel zutrauen oder vertrauen. Du kannst detailliert aufzeigen, wann du gearbeitet hast. Und wenn ein krankes Kind daheim während deiner Arbeitszeit eine liebevolle Schmuseeinheit braucht, drückst du kurz die Stopptaste und danach weiter.

Zeitmanagement
Gründermütter Zeitmanagement

2. Ziele setzen

Ziele setzen klingt erstmal hart, vor allem für eine berufstätige Mutter – wo es doch schon ein großes Ziel ist, den täglichen Spagat zwischen Kind und Karriere hinzubekommen. Das Geheimnis steckt in einem kleinen, fehlenden Adjektiv „realistisch“. Setze dir realistische Ziele.

Der Weg ist das Ziel.

Setze dich in Ruhe hin und überlege dir zu allererst:

  • Welche Ziele verfolge ich überhaupt?

Wenn Du ein Ziel erreichen willst, muss dies klar formuliert sein. Ist es das eine große Jahresziel? Wenn ja, großartig! Schreibe es dir auf und brich das große Ziele runter auf kleine Ziele, die dir den Weg dorthin ebnen. Möchtest du ein großes Ziel erreichen, ist es wichtig, alle Schritte aufzuschreiben, die es gibt, um dieses eine Ziel zu erreichen. Sag unwichtigen Zielen ruhig Good bye? 

Ein Beispiel:

Sagen wir, du möchtest dieses Jahr mit deinem Unternehmen auf Social Media sichtbar werden. Das ist dein großes Ziel. Welche kleinen Ziele helfen dir auf dem Weg dorthin und wie kannst du sie angepasst an deine Zeitressourcen erreichen? Welche Steps brauchst du, um dieses große Ziel zu erreichen?

Ein kleines Ziel auf dem Weg dorthin könnte ein Brand-Fotoshooting sein, um endlich coole Bilder für Instagram zu haben? Oder ein Videokurs, damit du lernst, selbst Videos für Social Media zu drehen und zu schneiden? Eine bestimmte Online-Ausbildung, um deinen Expertenstatus dabei zu erhöhen. Oder eine nachhaltige Social Media Strategie, damit du auf dem Weg zur Sichtbarkeit am Ball bleibst?

Überlege dir genau:

  • Was möchte ich erreichen?
  • Und welche Steps braucht es auf dem Weg, um mein Ziel zu erreichen?

Vergiss dabei nicht, an deine derzeitige Lebensphase/deinen Tagesablauf zu denken. Leg dazu deine Liste aus dem ersten Schritt neben dich.

Ein kleiner Motivations-Tipp: Nimm zuerst die Ziele in Angriff, für die du brennst, die du richtig genial findest. Das macht Spaß, hilft beim Start und motiviert ungemein. Lass deinen Bauch mitentscheiden, welche Ziele deine Ziele sind – vertraue dir und handle nicht nur aus Vernunft. 

Mithilfe vom Worksheet kannst du dein Ziel in kleine Ziele unterteilen:

Workbook Zeitmanagement Gründermütter

Hier kannst du dir das Worksheet zum Ausdrucken downloaden: Meine Ziele festlegen.


3. Fokus 

Was ist der einfachste und schnellste Weg zum Ziel? Fokus. Die Frage ist: wie bekommen wir Ablenkung in den Griff, um fokussiert zu arbeiten? Im ersten Punkt hast du dir ehrlich aufgeschrieben, welche Ablenkungen es in deinem Tagesablauf gibt. Das ist klasse und hilft sehr.

Nur wenn du einen klaren Fokus setzt, kannst du deine Ziele überhaupt erreichen. Denn es gibt so vieles, was das Potenzial hat, dich rauszureißen oder abzulenken. 

Oft passiert es unterbewusst, dass wir uns ablenken lassen. Wir öffnen doch wieder eine Mail, obwohl wir gerade inhaltlich arbeiten, oder texten rasch der Freundin, obwohl wir gerade mittendrin sind. Hier sind ein paar einfache Tipps, wie sich Ablenkungen während der Arbeit minimieren lassen und du im Fokus bleibst.

Tipps gegen Ablenkung:

  • Regelmäßige Zeitblöcke einrichten abgestimmt auf den Tagesablauf, um fokussiert an Themen zu arbeiten und inhaltlich zu arbeiten.
  • Pop-Ups deaktivieren für Email, SMS, Nachrichten (!!) etc.
  • Das Smartphone stummschalten. Bei kleinen Kindern schwierig, da Kindergarten oder Schule anrufen könnten, da reicht es auch, dass Smartphone einfach ins Nebenzimmer zu legen, damit du einen Anruf hören könntest.
  • Handywecker als Zeitmanagement Methode verwenden, um nicht ständig zu schauen, wieviel Zeit noch bleibt. Das reißt nämlich ganz schön raus. Du kannst beim Wecker verschiedene Betreffs einstellen, zum Beispiel 11.55 losfahren und Ella vom Kindergarten abholen, 13.15 Max kommt von der Schule nach Hause etc.
  • Later nutzen und weniger Zeit auf Social Media verbringen. Der coole Planer für Social Media Content postet automatisch für dich. Plane deinen Social Media Content vor, so sparst du dir viel Zeit ein, die du für inhaltliche Arbeiten nutzen kannst.

Die Liste der einfachen Tools würde ich übrigens SEHR gerne weiterführen! Hinterlasse doch einen Kommentar, was dir hilft, fokussiert zu bleiben.

Zeitmanagement Methoden

Geht nichts Großes? Mach was Kleines!

Vergiss bei all den Zielen und dem Fokus nicht, dass es Tage gibt, an denen einfach nichts klappen möchte. Da kannst du noch so fokussiert und ohne Ablehnung an deinem Schreibtisch sitzen – es läuft nicht. Auch die allerbeste Selbstorganisation und das ausgeklügelte Zeitmanagement kann dich da nicht rausholen. Das ist völlig normal! Daher ist hier ein easy Tipp für dich: Lass es bleiben. Mach etwas, was dir leicht fällt, statt zu verzweifeln. Morgen ist ein neuer Tag.

Ein Beispiel: 

Du sollst für einen Kunden die Abschlusspräsentation erstellen, findest aber schlichtweg nicht den roten Faden und die richtige Sprache. Atme tief durch und mach im ersten Schritt nur die Struktur, lege die Seiten an, sei kreativ, recherchiere Beispiele und beschäftige dich mit großen Dingen am nächsten Tag. Morgen schaut die Welt schon wieder besser aus, zuhause ist Ruhe eingekehrt und du hast Raum für dich und die Inhalte.


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4. Grenzen setzen

Als Unternehmerin lernen wir, Grenzen zu setzen und auch mal NEIN zu sagen. Mütter haben nur ein gewisses Zeitkontingent und es gibt Themen, die rauben einem unnötig die Zeit. Seien es Projekte, bei denen du von Anfang an kein gutes Bauchgefühl hattest und zu viele unangenehme Gespräche führen musst. Sag: NEIN, bis hierhin und nicht weiter. Sei ehrlich und transparent zu dir selbst und zu deinen Kunden. Trau dich, darüber zu sprechen, was in der Zusammenarbeit hakt oder dass du eine Woche länger brauchst. Dein Gegenüber wird dankbar sein und es hebt eure Zusammenarbeit auf ein ganz neues Level – auf Augenhöhe. 

Manchmal überschreiten Menschen in unserem Arbeitsumfeld Grenzen, weil wir diese nicht gesetzt haben. Ich bin selbst Mama und Selbstständig und kenne das gut. Möchte immer allen gerecht werden und fühle mich mit einem „das kann ich bis morgen nicht schaffen“ klein. Doch das Gegenteil ist der Fall. Stehe zu dir, mache einen realistischen Zeitplan für deine Kunden und versprechen nichts, was du nicht halten kannst. Das führt zu Stress bei dir und Unzufriedenheit auf Seiten des Kunden. Denke auch hier in kleinen Schritten. Vielleicht ist das große Ziel, zum Beispiel eine neue Website für den Kunden erst in 6 Monaten fertig. Aber dafür hast du inzwischen Brand-Fotos gemacht, Texte geschrieben, Mitarbeiter interviewt und mit diesen Steps viele Menschen glücklich gemacht.

Wenn du im Home-Office arbeitest und es schwer findest, die Grenze zwischen Familienzeit und Arbeitszeit zu ziehen, nimm dir erneut deinen Tagesplan aus Punkt 1 zur Hand. Schau genau hin, wann DEINE freien Zeiten sind und teile sie dir realistisch ein und halte dich dran (Der Wäscheberg hat einen anderen Zeitslot!).


5. Zeit für dich

Ausgeruht und ausgeglichen kannst du alles schaffen. Mit Pausen klappt auch das, was noch so unmöglich erscheint. Eine Me-Time einzuplanen braucht anfangs Kraft. Zu Beginn ist dies zusätzlich aufwendig, weil du dich mit dem Vater, der Oma oder dem Babysitter absprechen musst, deine gut geregelten Aufgaben delegieren und auch mal fünf gerade sein lassen musst. Aber: Es ist herrlich! Nach der Me-Time (Sport, Museum, Spa, Spaziergang, Mädelsabend) fühlst du dich wie neugeboren und erreichst jedes Ziel! Go for it – wie wäre es mit einer Me-Time mit den GründerMüttern!

Wir freuen uns auf dich!


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