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Endlich die eigene Chefin – wie geht das mit den Steuern als Selbständige?

Gründen mit dem GründerMütter Netzwerk: Im zweiten Teil unserer Serie erklären wir dir die verschiedenen Steuerarten und deine Pflichten und Möglichkeiten als Unternehmerin

Als frischgebackene Unternehmerin weißt du, dass du die unterschiedlichsten Steuern zahlen und dabei jeweils bestimmte Fristen einhalten und Meldungen abgeben musst. Dafür bist nur du alleine verantwortlich. Zahlungen von fälligen Steuern, Einhalten aller Fristen und das Schaffen der nötigen Rücklagen gehören zu deinem Business wie alle anderen wichtigen Aufgaben auch.

Voraussetzung für deinen Erfolg ist, dass du deine Finanzen im Griff hast

Steuern sind keine unbekannte Größe, aber auch kein feststehender Betrag, den du schon lange vorher weißt und fest einplanen kannst. Sie steigen mit deinem Gewinn, das Finanzamt möchte Vorauszahlungen und zwar vierteljährlich – diese wiederum können nach oben angepasst und parallel mit einer Vorauszahlung kombiniert werden, wenn du erfolgreich bist.

Damit du immer weißt, wo du finanziell stehst und was deine steuerlichen Pflichten sind, solltest du dich bereits in der Gründungsphase darum kümmern, das nötige Grundlagenwissen zu erwerben und dich über die Fristen und Zahlungen schlau zu machen, die auf jetzt und in Zukunft auf dich zukommen werden.

Immer den Überblick über deine Liquidität zu behalten ist wesentlich

Eine Unternehmergeneration nach der anderen stolpert in die Drei-Jahres-Steuerfalle: Anfangs sind die Umsätze natürlich eher niedrig, die Vorauszahlungen ans Finanzamt auch. Im zweiten Jahr führt dann der Erfolg dazu, dass höhere Steuern gezahlt werden. Parallel erwartet aber das Finanzamt jetzt auch viel höhere vierteljährliche Vorauszahlungen und vielleicht sogar noch eine nachträgliche Vorauszahlung.

Damit du in einem solchen Fall keine Schulden machen oder sogar dein Geschäft aufgeben musst, solltest du vom ersten Tag an auf den Überblick über deine Finanzen achten und eine digitale Buchhaltungslösung nutzen, mit der du Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten und Belege buchen kannst.

5 Themen, mit denen du dich als Gründerin beschäftigen solltest

Unsere Blogmagazin-Serie “Gründen mit den GründerMüttern” hilft dir beim Erstellen einer Checklist all der Dinge, um die du dich auf jeden Fall in der Existenzgründungsphase kümmern musst. 

  • Welche Steuern müssen Selbständige zahlen?
  • Welche Fristen müssen für die Steuerzahlungen eingehalten werden?
  • Wie lässt sich eine bezahlbare rechtssichere Buchhaltung führen?
  • Wieso solltest du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen?
  • Welche Pflichtangaben gehören in Angebote und Rechnungen

Welche Steuern müssen Selbständige zahlen?

Bist du Einzelunternehmerin oder eine Personengesellschaft, dann sind für dich drei Steuerarten relevant: Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer. Bei der Einkommensteuer wird – wie der Name ja schon sagt – dein Einkommen besteuert: Der Gewinn deiner Selbständigkeit minus Sonderausgaben wie private Krankenversicherung, Unterhaltsleistungen, Spenden und außergewöhnliche Belastungen.

Verdienst du weniger als den Grundfreibetrag von 8.600 € im Jahr, dann zahlst du keine Einkommensteuer. Verdienst du jedoch mehr, dann variiert der Steuersatz je nach Höhe deines Einkommens zwischen 6 % und 42 % (zuzüglich Kirchensteuer bzw. Solidaritätszuschlag).

So wird die Einkommensteuer berechnet: Zu versteuerndes Einkommen x Einkommensteuersatz = Einkommensteuer. Du auch kannst mit dem Einkommenssteuerrrechner des Bundesfinanzministeriums rechnen: https://www.bmf-steuerrechner.de/

Gewerbesteuer wiederum fällt, wenn du einen Gewerbeschein hast und einen Gewerbeertrag von 24.500 Euro oder mehr erzielst. Der Gewerbeertrag entspricht in der Regel deinem Gewinn und dieser wird dann zuerst mit der Steuermesszahl von 3,5 % und danach mit dem Hebesatz multipliziert.

Die Formel zur Berechnung der Gewerbesteuer lautet: Gewerbeertrag x 3,5 % x Hebesatz = Gewerbesteuer. Der Hebesatz wird jeweils von der Gemeinde festgelegt, in der du lebst und die Gewerbesteuer wird auf deine Einkommensteuer angerechnet.

Die dritte wichtige Steuer, die du als Einzelunternehmer oder Personengesellschaft bezahlen musst, ist die Umsatzsteuer.  Zur Befreiung von der Umsatzsteuerzahlung haben wir im ersten Teil unserer Serie bereits ausführlich geschrieben, Stichwort Kleinunternehmerregelung.

Je nach Rechtsform können noch weitere Steuersorten zusätzlich auf dich und deine Firma zutreffen. Kapitalgesellschaften beispielsweise müssen statt Einkommensteuer Körperschaftsteuer entrichten.

Welche Fristen müssen für die Steuerzahlungen eingehalten werden?

Was Steuerfristen angeht, so solltest du zunächst wissen, dass für die Abgabe von Einkommenssteuererklärungen andere – großzügigere – Fristen gelten, wenn du diese von einer Steuerkanzlei erledigen lässt. Was auch sonst keine schlechte Idee ist, denn Steuerberater:innen kennen alle Tricks, mit denen du Steuern sparen und deine Liquidität sichern kannst und helfen dir beim Vermeiden teurer Fehler.

Außerdem, und dafür lassen sich zurzeit nur sehr schlecht Prognosen abgeben, wurden in den Corona-Jahren die Abgabefristen der Steuererklärungen teils angepasst, weil die Steuerkanzleien und Ämter so überlastet waren. Wir gehen hier jetzt einfach mal auf die ganz normalen Einkommenssteuer-Termine ohne Sonderregelungen ein:

  • Wer verpflichtet ist, eine Steu­er­er­klä­rung abzugeben, muss die Formulare grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt einreichen. Für das Steuerjahr 2021 endet diese Frist am 1. August 2022.
  • Lässt Du Dir von einem Steuerberater oder einem Lohnsteuerhilfeverein helfen, verlängert sich die Abgabefrist auf den letzten Februartag des übernächsten Jahres. Für 2021 gilt also der 28. Februar 2023 als Stichtag. 
  • Versäumst Du diese Frist, musst Du mit Verspätungszuschlag, Zwangsgeld, Steuerschätzung und Zinsen rechnen.

Auch die Gewerbesteuererklärung für das vorangegangene Kalenderjahr musst du jährlich bis zum 31. Juli übermitteln. Für Einkommensteuer und auch für Gewerbesteuer musst du außerdem vierteljährlich pünktlich eine Vorauszahlung leisten, über deren Höhe du vom Amt informiert wirst.

Für Gewerbesteuer am

  •     15. Februar
  •     15. Mai
  •     15. August
  •     15. November

Für Einkommenssteuer am

  •     15. März
  •     15. Juni
  •     15. September
  •     15. Dezember

Bei der Umsatzsteuer wiederum kommt es auf die Höhe deiner Einnahmen an, ob du monatlich, vierteljährlich jeweils zum 10. des Monats oder jährlich eine Meldung abgibst. Alle Termine sind verpflichtend und nicht in allen Fällen wird dir eine beantragte Fristverlängerung auch gewährt.

Wie lässt sich eine bezahlbare rechtssichere Buchhaltung führen?

Ganz einfach: Mit einer digitalen App, die du vom Straßencafé genauso gut bedienen kannst wie vom Home-Office oder vom Coworking Space aus, weil das Tool in der Cloud liegt – und kinderleicht zu bedienen ist. Seit es strenge Datenschutzauflagen für Betriebe aller Größenordnungen gibt, können Selbständige ihre Buchhaltung nicht mehr im Schuhkarton mit sich führen und einmal im Jahr beim Steuerberater abgeben. Digitale Lösungen sind angesagt:

Unternehmenslösungen, die dein Bankkonto mit deiner Buchhaltung verbinden und dir in Echtzeit einen Überblick verschaffen. Mit einer solchen Buchhaltungslösung kannst du Angebote und Rechnungen schreiben, Kundenstammdaten verwalten und Belege buchen, die dann automatisch zugeordnet werden. Bei Bedarf lässt du Steuerberaterin oder Steuerberater die Daten ziehen, ohne dass dafür jemand durch die Gegend fahren musst.

Einige Anbieter wie die des Marktführers lexoffice bieten dir als Gründerin auch ein kostenloses Jahr mit dem Software-Paket an, so dass du es in Ruhe erkunden kannst (dazu über www.lexrocket.de anmelden und den Gründerrabatt anfragen).

Es ist wichtig, dass du eine komfortable digitale Lösung mit Datenexport wählst, egal für welchen Anbieter du dich entscheidest. Von der Belegbuchung bis zur Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin ist alles auf deinen Komfort ausgelegt. Geschäftskonten wie Kontist bieten dir sogar eine Verbindung mit einer Buchhaltungslösung an und legen automatisch Geld für die Steuern weg.

Wieso solltest du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen?

Ob du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheidest oder nicht, du solltest auf jeden Fall schon ganz früh in der Existenzgründungsphase eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Die kostet nichts, aber du brauchst sie:

In Deutschland ist die Angabe einer Steuernummer im Impressum einer Website zwingend vorgeschrieben. Dieses vorsintflutliche Gesetz würde deine richtige Steuernummer jedem verschaffen, der damit lustige Anrufe beim Finanzamt tätigen möchte – aber zum Glück darfst du auch die Ust-Id angeben.

Außerdem willst du ja wachsen und sie irgendwann brauchen. Bis dahin wird sie von einigen Anwendungen und Portalen auch dann verlangt, wenn du dich für die Kleinunternehmerregelung entschieden hast.

Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer deines Unternehmens vom BZSt erteilt wird. Das BZSt erteilt Unternehmen für ihre umsatzsteuerlichen Zwecke im EU-Binnenmarkt eine USt-IdNr., natürlichen Personen eine steuerliche Identifikationsnummer und wirtschaftlich Tätigen eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (das ist noch neu und im Aufbau, Stand 04/2022).Du kannst sie schriftlich oder online beantragen, wie das geht steht beim Bundeszentralamt für Steuern.

Welche Pflichtangaben gehören in Angebote und Rechnungen?

Wenn du schlau bist und eine Buchhaltungs-Unternehmenslösung verwendest, benutzt du bereits ein Werkzeug, das smart für dich mitdenkt und für vollständige und korrekte Angaben sorgen wird.

Solltest du aber zu den vielen gehören, die in der Planungsphase quasi vom ersten Kunden oder der ersten Kundin überrumpelt werden und schnell ein Angebot oder sogar schon eine Rechnung schreiben dürfen: Gültig sind solche Dokumente nur, wenn sie alle Pflichtangaben enthalten.

Das Umsatzsteuerrecht sieht eine Reihe von Mindestanforderungen für eine Rechnung vor (ab 250 Euro Entgelt):

  • Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein.
  • Angabe von Name und Anschrift (vollständig)
  • Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Ausstellungsdatum
  • Datum der Lieferung oder Leistungserbringung, welches für die Entstehung der Umsatzsteuer (Voranmeldezeitraum) maßgeblich ist.
  • Genaue Bezeichnung der gelieferten Ware/Leistung
  • Angabe des Liefer- oder Leistungszeitpunkts, Zahlungszeitpunkts
  • Grundsätzlich müssen diese 3 Positionen einzeln in einer Rechnung aufgeführt sein:

o   Steuerbetrag,

o   Entgelt,

o   Steuersatz/Steuerfreiheit.

Wie es bei unter 250 Euro und in Sonderfällen aussieht, wird in diesem Wissenartikel gut erklärt.

Angebote sind Geschäftsbriefe und rechtlich bindend. In jedem Angebot sollten daher folgende Daten aufgeführt werden:

  • Die genaue Bezeichnung der Ware/Dienstleistung sowie deren Qualität/Ausführung
  • Die exakte angebotene Menge und Preis inklusive etwaiger Rabatte
  • Fracht- und Verpackungskosten, eventuell gestaffelt
  • Die Lieferzeit
  • Vorgegebene Bedingungen hinsichtlich der Zahlung
  • Eigentumsvorbehalt, Erfüllungsort und Gerichtsstand
  • Sowie Regelungen bei mangelhafter Lieferung, Zahlungsstörung, Liefer- oder Annahmestörung

Ob du AGB ergänzt oder dich an das bürgerliche Gesetzbuch und seine Regelungen hältst, kommt darauf an. Auch hier ist wieder eine Beratung sehr empfehlenswert.

Diese fünf und noch ganz viele andere Themen werden dich in der Gründungsphase beschäftigen – sieh’ dir unbedingt alle Teile unserer Serie rund ums Gründen mit den GründerMüttern an:

Teil 1: Endlich die eigene Chefin – muss ich ein Gewerbe anmelden?

Teil 2: Endlich die eigene Chefin – wie geht das mit den Steuern als Selbständige?

Teil 3: Endlich die eigene Chefin – wie baue ich mein Business jetzt sinnvoll auf?

Teil 4: Endlich die eigene Chefin – wie kann ich Kunden gewinnen?

Teil 5: Endlich die eigene Chefin – wie wachse ich jetzt dem Erfolg entgegen?

Gründen mit Leichtigkeit dank unserer GründerMütter Community

Die perfekte Buchhaltungslösung finden oder einfach mal hören, welche Finanztipps die anderen GründerMütter haben?  Deine Gründungsphase ist spannend, herausfordernd und voller Fragen. Doch du bist damit nicht alleine! Komm zu uns in die GründerMütter-Gruppen auf Facebook und LinkedIn, wo du dich deinen Herausforderungen gemeinsam mit anderen Frauen unserer Community stellen kannst. 

Gemeinsam mit anderen deinen Fragen arbeiten, alle offenen Punkte rund um die Gründung besprechen und von den Erfahrungen der anderen lernen: GründerMütter ist eine offene und hilfsbereite Community für alle selbständigen Frauen. Die Teilnahme an den GründerMütter Gruppen ist kostenlos, besonders engagierten Networkerinnen bieten wir zusätzlich die GründerMütter my+ Community an.

Wir freuen uns auf dich!
Deine GründerMütter

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